L’Agenzia delle entrate si occupano di chiarire i dubbi dell’interpellante in merito alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale (Agenzia delle entrate, risposta 24 giugno 2024, n. 142/E).
Per la corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione non si può prescindere dal D.Lgs. n. 82/2005 (c.d. ”Codice dell’Amministrazione Digitale” o ”CAD”) e dai relativi decreti attuativi.
Dalla normativa emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
Tanto premesso, in merito al caso di specie, laddove siano garantiti i suddetti requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati, per l’Agenzia delle entrate nulla osta all’adozione del processo ipotizzato dall’istante.
Quanto ai giustificativi che si allegano alle note spese, in generale, essi trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici , in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato con successiva possibilità di distruzione dell’originale.
La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico va prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
Tali copie sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Con specifico riguardo, infine, alle modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, con la risposta n. 740/2021 è stato già chiarito che trattasi di servizi soggetti all’obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.
La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico.
Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non è sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo ed è necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore.
L’Agenzia ricorda che laddove il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.